Foto av Shutterstock

---

I mange organisasjoner blir uetisk atferd ofte ikke rapportert på grunn av manglende tillit til rapporteringsprosessen. Ansatte kan vegre seg for å si ifra om kritikkverdige forhold av frykt for represalier eller for at bekymringene deres skal bli avfeid.

Tausheten kan få alvorlige konsekvenser, blant annet juridiske etterspill, skade på organisasjonens omdømme eller skape en giftig kultur på arbeidsplassen.

Når ansatte ikke føler seg trygge på å rapportere problemer, går verdifull innsikt tapt, og problemene får lov til å ulme og vokse.

En effektiv plattform for varslere er avgjørende for å skape et trygt og åpent arbeidsmiljø.

Ved å etablere klare prosedyrer og sikre kanaler for varslere kan organisasjoner gi ansatte mulighet til å varsle om kritikkverdige forhold på en trygg måte, noe som fremmer en kultur preget av åpenhet og ansvarlighet.

I denne veiledningen går vi gjennom de viktigste trinnene for å utvikle og implementere et robust rammeverk for varsling i organisasjonen din.

Hva er varslingsrutiner?

Varslingsrutiner gir en beskrivelse av hvordan en virksomhet behandler varsler. I henhold til rutinene kan for eksempel en ansatt varsle overordnede eller ledere dersom han eller hun blir dårlig behandlet, opptrer uetisk i forhold til skriftlige etiske retningslinjer, eller bryter lover og regler.

Disse prosedyrene skal sikre at varsler blir behandlet konfidensielt og uten frykt for represalier. En godt strukturert rutinebeskrivelse gir et tydelig rammeverk som gjør det trygt og effektivt for de ansatte å gi uttrykk for sine bekymringer.

For eksempel kan rutinene beskrive hvordan ansatte raskt og konfidensielt kan rapportere uetisk atferd gjennom en sikker digital plattform for varslere eller via en annen anonym kanal. Denne prosessen sikrer at saken deres håndteres trygt, sikkert og organiseres effektivt.

Hvorfor er det viktig å ha retningslinjer for varsling?

Retningslinjer for varsling er viktig  for å ivareta og bygge en arbeidsplass med fokus på etikk. De bidrar til å beskytte ansatte som varsler om kritikkverdige forhold, styrker ansvarsfølelsen og bidrar til å identifisere problemer tidlig, noe som reduserer både den juridiske og menneskelige risikoen.

Til syvende og sist skaper gode retningslinjer tillit og sikrer at etisk atferd prioriteres i organisasjonen.

Her er flere andre grunner til at de er viktige:

Overholdelse av lover og regler

Alle land i EU og EØS pålegger organisasjoner å iverksette tiltak for å beskytte varslere og oppmuntre til ansvarliggjøring.

En grundig varslingsstrategi reduserer den juridiske risikoen og forbedrer virksomhetens omdømme ved å sikre at disse reglene overholdes. Ved å tilby en velordnet prosess for behandling av rapporter om kritikkverdige forhold, er man i samsvar med gjeldende lovverk.

Beskyttelse av ansatte mot represalier

En god varslingspolicy beskytter de ansatte mot represalier og skaper et trygt og støttende arbeidsmiljø der ingen har frykt eller er bekymret for å påpeke  kritikkverdige forhold. På grunn av denne viktige beskyttelsen føler folk seg mer komfortable med å stå frem, noe som fremmer en kultur av ansvarlighet og åpenhet i selskapet.

Økt ansvarsfølelse

Gode retningslinjer for varslere oppmuntrer til ansvarlighet i organisasjonen. Disse reglene bidrar til å redusere sannsynligheten for at kritikkverdig

Oppførsel ikke blir påpekt, og fremmer en åpenhetskultur ved å gi ansatte insentiver til å rapportere uetisk atferd.

Implementering av retningslinjer for varsling oppfyller ikke bare lovkravene, men fremmer også et tryggere og mer inkluderende arbeidsmiljø.

Delene i en effektiv varslingspolicy

Effektive retningslinjer for varsling er avgjørende for å fremme åpenhet og ansvarlighet på arbeidsplassen.

Punktene under bidrar til å  fremheve de viktigste delene som sikrer at retningslinjene beskytter de ansatte og fremmer en god arbeidskultur i virksomheten.

En effektiv rutine bør inneholde følgende:

1. Tydelige rapporteringskanaler: Bestem hvordan og hvor ansatte kan rapportere bekymringer, inkludert gi anonyme alternativer til de ansatte.
2. Forsikring om konfidensialitet: Legg vekt på konfidensialiteten ved rapportering for å oppmuntre de ansatte til å si ifra uten frykt.
3. Tiltak mot gjengjeldelse: Beskriv organisasjonens innsats for å beskytte informanter og varslere mot represalier.
4. Prosedyrer for saksbehandling: Ha tidsfrister for saksgangen og metodene som skal brukes for å undersøke rapportene.
5. Bevisstgjøring og opplæring av ansatte: Informer medarbeiderne løpende om viktigheten av retningslinjene for varsling.

Tilsammen utgjør disse delene et omfattende rammeverk som framhever organisasjonens forpliktelse til ryddig atferd og gir medarbeiderne mulighet til å rapportere kritikkverdige hendelser på en effektiv måte.

Slik setter du opp et digitalt varslingssystem

Å implementere et varslingssystem gjennom en digital varslingsplattform er én måte å forbedre varslingsrutinene drastisk på.

For eksempel tilbyr Manymore en brukervennlig varslingsplattform som lar organisasjoner opprette trygge og konfidensielle kanaler for varsling.  Slik går du frem for å sette opp et digitalt varslingssystem:

1. Velg en pålitelig plattform: Velg en pålitelig varslingsplattform som sørger for robust datasikkerhet og overholdelse av lovpålagte krav.
2. Tilpass rapporteringsalternativene: Skreddersy rapporteringsalternativene slik at de passer til organisasjonens behov, og gi mulighet for anonyme informanter og sikre kanaler å sende inn saker på.
3. Integrer med eksisterende systemer: Sørg for at det digitale

varslingssystemet integreres med de eksisterende HR-systemene dine.

4. Promoter og markedsfør kanalen: Ved å framheve den digitale plattformens funksjoner og fordeler er det enklere å oppfordre til å sende inn rapporter fra medarbeidere i hele virksomheten..

Disse tiltakene kan hjelpe bedrifter med å bygge et robust rammeverk som gjør det mulig for de ansatte å gi uttrykk for bekymringer på en trygg og enkel måte.

Foto av Manymore

Kommunikasjon og oppfølging

For å sikre at retningslinjene for varsling blir spredt til alle deler av virksomheten, er det viktig å kommunisere og gjøre rutinene kjent. Slik sikrer du at alle ansatte forstår retningslinjene og rapporteringsprosedyrene.

Hvordan bør du gjøre dette?

Start med å tilby grundig opplæring og lett tilgjengelig opplæringsmateriale, for eksempel guider og supportmateriell.

Når et varsel er sendt inn, er det viktig at dette følges opp fortløpende. Å informere varsleren om hvordan saken utvikler seg, fremmer åpenhet og tillit.

Denne løpende kommunikasjonen viser medarbeiderne om at bekymringene deres blir tatt på alvor, oppmuntrer til fremtidig rapportering og hjelper organisasjonen med å skape en åpen og ansvarlig kultur.

Ved å prioritere god kommunikasjon og oppfølging kan man øke effekten av virksomhetens varslingsrutiner.

Fordelene for virksomheten

Implementering av en effektiv varslingsprosedyre handler om mer enn bare etterlevelse.

I tillegg til å redusere risiko og fremme en kultur preget av integritet, sikrer effektive retningslinjer for varsling at juridiske og regulatoriske forpliktelser overholdes, samtidig som de fremmer tillit og åpenhet innad i organisasjonen.

Det er mange fordeler med å implementere solide varslingsrutiner, blant annet:

Økt tillit

En god varslingsmekanisme fremmer åpen kommunikasjon mellom de ansatte og ledelsen, noe som skaper tillit. Når de ansatte føler seg komfortable med å ta opp problemer, styrkes båndene og arbeidsmiljøet bedres.

Redusert risiko

Å tidlig oppdage kritikkverdige forhold gjennom varsling reduserer den potensielle juridiske, økonomiske og menneskelige risikoen betydelig. Ved å ta tak i problemer raskt kan organisasjoner forhindre eskalering og beskytte omdømmet sitt.

Forbedret arbeidskultur

Åpen kommunikasjon om kritikkverdige forhold fremmer et miljø preget av

integritet og etisk atferd. Dette gir de ansatte mer opplevd makt og styrker organisasjonens forpliktelse til å handle etisk riktig.

Samsvar med lover og regler

Gode retningslinjer for varsling sikrer at organisasjoner oppfyller juridiske og regulatoriske krav. Dette bidrar til å forebygge juridiske problemer og fremmer en god kultur og praksis internt i virksomheten.

Disse fordelene skaper et sunnere arbeidsmiljø der etisk atferd oppmuntres og settes pris på.

Skape en tillitsvekkende arbeidsplass

For å bygge ansvarlighet og åpenhet må organisasjoner etablere effektive

varslingsrutiner. Virksomheter kan overholde lover og regler og skape en kultur preget av tillit og ærlighet ved å innføre grundige retningslinjer for varsling og bruke en anerkjent plattform for varslere.

Implementer disse prosedyrene for å beskytte organisasjonen og de ansatte.

Fortell oss hva du synes. Del dine meninger eller personlige erfaringer om hvordan din bedrift håndterer varslingsrutiner.

Hvordan har de påvirket arbeidsplassen din? Kontakt oss gjerne – din innsikt kan bidra til å skape en tryggere og bedre arbeidskultur.